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Generar una Planilla con las Facturas a cobrar de los Clientes
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 03 August 2011 04:59 PM

A continuación veremos un ejemplo de cómo organizar en una planilla la cobranza a realizar, y llevar un seguimiento de la gestión que permita optimizar la tarea.

 


 

Generar una Planilla con las Facturas a Cobrar de todos los Clientes

Mediante el uso de Soluciones Memory automatizaremos la creación de una planilla de Microsoft Excel© que contenga todos los pagos vencidos y a vencer a una fecha determinada para todos los clientes de la empresa, para poder realizar la priorización, gestión y seguimiento de cada una de las cobranzas a realizar.

  1.  Clientes: Seleccione la carpeta Clientes si la misma no se encuentra  abierta actualmente.

  2.  Todos: Haga clic en el botón Todos para visualizar todos los clientes de la empresa.

  3. Facturas a cobrar: Haga clic en la solapa Facturas a cobrar para conocer los vencimientos de facturas a cobrar de todos los clientes.
  4.   Fecha: Seleccione la fecha hasta la cual desea conocer los vencimientos a cobrar,       debiéndose utilizar una fecha futura, para poder planificar las cobranzas que se      deberán realizar en próximos días.

  5. Actualizar: Haga clic en el botón Actualizar para que Soluciones Memory  procese     la       información de las operaciones de la empresa y muestre los vencimientos de         las       facturas a cobrar según las opciones seleccionadas.
  6. Imprimir: Haga clic en el botón Imprimir generar un reporte con el informe de  facturas a cobrar a clientes.

  7. Destino: Seleccione Excel para generar el reporte a un archivo de Microsoft Excel©.
  8. Archivo. Ingrese el nombre que desee asignar a la planilla de cálculo, por ejemplo     Cobranzas.xls.

  9. Abrir la aplicación correspondiente: Marque esta opción para que Soluciones      Memory abra automáticamente la planilla de cálculo generada en Microsoft Excel© al finalizar la generación del reporte.
  10. Ocultar el encabezado y el pie de página. Marque esta opción para que el reporte         no incluya los saltos de página y sólo contenga las filas y columnas correspondientes a             las facturas a cobrar de los clientes.

  11. Aceptar: Haga clic en el botón Aceptar para que Soluciones Memory genere la planilla   de cálculo y abra la misma en Microsoft Excel©.
  12.    Fila 1. Haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Insertar para agregar   una Fila donde incluir los títulos.

  13.   Celda A1. Ingrese en cada una de las columnas que contienen datos los títulos   Vencimiento, Fecha, Comprobante, Serie, Número, Cliente, Nombre, Cuenta,                  Moneda,   Total y  Pendiente, y en las siguientes cuatro columnas vacías ingrese los      títulos Atraso,   Ponderación, Fecha y Gestión.
  14.  Celda L2: Haga clic en esta celda e ingrese la fórmula “=HOY()-A2”, lo que permitirá ver la cantidad de días entre la fecha actual y la fecha de pago acordada con el cliente.

  15. Celda L2: Haga clic en el botón Millares que se encuentra en el grupo Número de la  Barra de herramientas para dar un formato numérico al resultado de la celda.
  16. Celda M2: Haga clic en esta celda e ingrese la fórmula “=K2*L2”, lo que permitirá obtener un número que permita ponderar a los clientes considerando la cantidad de   días de atraso y el monto pendiente. El objetivo de esta ponderación, es poder más   adelante ordenar a los clientes por el mismo, de manera de priorizar aquellos clientes   con mayor monto pendiente y más cantidad de días de atraso a la vez.

  17. Celdas L2 y M2: Seleccione ambas celdas haciendo clic y dejando apretado el botón   mientras se mueve de una celda a otra, y a continuación, haga clic en el borde inferior   derecho de la selección, y arrastre el cuadro hacia abajo hasta la fila del último   vencimiento pendiente del informe, para que Microsoft Excel© copie las formulas   ingresadas para el resto de las cobranzas a realizar.
  18. Selección de celdas. Seleccione todas las celdas que contienen datos en el informe, y   haga clic en el botón Ordenar(excel 2003) u Ordenar y Filtrar(excel 2007).  Seleccione Orden personalizado(excel 2007) y a continuación seleccione Ordenar por   Ponderación.  Seleccione la opción Mis datos tienen encabezados.  Seleccione Ordenar por Nombre y en forma descendente.Este orden y el anterior le  permitirá ordenar de manera muy sencilla  todos los   vencimientos ponderando el Monto y los Días de atraso.

  19. Columnas Fecha y Gestión. Comience a realizar las gestiones de cobranzas en el   orden ponderado, y registre la fecha y un resumen de lo conversado o acordado con el   cliente.
  20. Guardar. Haga clic en el botón Guardar para guardar las modificaciones realizadas   en la planilla de cálculo.

 

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