Base de conocimientos
Las finanzas de su empresa bajo control
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:26 PM

Como forma de concluir con el área de finanzas de la empresa, le presentamos una serie de medidas prácticas, que permiten aumentar la seguridad en el manejo de los fondos y asegurar el correcto cumplimiento de las metas definidas.

 


 

  • Procurar que una sola persona sea la encargada de controlar todas las operaciones de ingreso y egreso de la caja general de la empresa, y requerir que éste realice un arqueo de caja diario que sea controlado por un responsable de la empresa.
  • En el caso de poseer diferentes cajas o puntos de venta, implementar los procedimientos necesarios para que al final del día o ante el cambio de cajero se realice un arqueo de caja que sea controlado por un supervisor de los mismos.
  • Proteger físicamente las diferentes cajas, y los lugares físicos donde se guardan los documentos en cartera de la empresa, de manera de impedir el acceso no autorizado a los mismos.
  • Implementar las medidas necesarias que aseguren que cada uno de los movimientos de caja se encuentre debidamente documentado y registrado.
  • Requerir a todo el personal al cual se le entregan valores para gastos, que los mismos firmen una salida de caja por los valores recibidos y presenten una rendición de los gastos realizados.
  • Llevar un control y un registro de las diferentes libretas de recibos en circulación, y controlar cada una de las liquidaciones de cobranzas realizadas por los cobradores de la empresa.
  • Exigir que diariamente se depositen en las cuentas bancarias de la empresa la mayor parte del efectivo recaudado.
  • Realizar diariamente un inventario de los documentos en cartera, y planificar los documentos a depositar diariamente en base a la fecha de vencimiento de éstos.
  • Generar comprobantes que documenten todos los movimientos bancarios para los cuales no se reciben un comprobante respaldatorio de la operación.
  • Realizar periódicamente conciliaciones bancarias que permitan detectar diferencias para realizar los ajustes necesarios.
  • Validar los estados de cuenta informados por los proveedores con los estados de cuenta que posee la empresa sobre los mismos.
  • Analizar cada uno de los pagos a proveedores a realizar de acuerdo a las obligaciones contraídas, y registrar cada uno de los pagos efectuados.
  • Verificar al momento de realizar pagos a los proveedores que los mismos hayan cumplido con sus obligaciones y no existan reclamos pendientes.
  • Generar la costumbre de crear y mantener continuamente actualizado el flujo de fondos de la empresa.

En síntesis

Resumiendo lo tratado en este capítulo, podemos destacar:

  • El área de Finanzas es responsable del manejo de los fondos de la empresa, y por ello debe gestionar los ingresos y egresos de caja, llevar el registro de todos los movimientos de fondos de la empresa, hacer un seguimiento del pago de las obligaciones, y encargarse de la custodia de los valores.
  • Toda empresa debe definir sus objetivos y elaborar políticas y normas generales sobre el movimiento de los fondos, y realizar la planificación para prever que  la empresa pueda contar con los recursos necesarios para cumplir con los requerimientos financieros.
  • La empresa podrá conocer su verdadera situación financiera actual y prever su situación futura, en la medida que todas las operaciones que involucran un movimiento de fondos se encuentren debidamente controladas y registradas, y que las restantes áreas de la empresa mantengan comuniquen permanentemente su estado actual y sus requerimientos.
  • Registrar cada uno de los movimientos de caja adecuadamente, y realizar arqueos diarios del efectivo y los documentos existentes en la caja permiten asegurar la existencia de los valores con los que debe contar la empresa, y detectar rápidamente las posibles diferencias.
  • Instrumentar un sistema de caja chica que permite hacer frente a los gastos necesarios para el normal funcionamiento de la empresa.
  • Seleccionar el banco adecuado le permite a la empresa contar con fondos adicionales cuando estos sean requeridos, trabajar con mayor facilidad e incluso brindar beneficios adicionales al personal.
  • Contar con servicios de banca electrónica vía Internet permite trabajar de manera más ágil y sencilla, y mantenerse permanentemente actualizado sobre los saldos y operaciones bancarias facilitando la tarea de conciliación de las cuentas bancarias.
  • Una correcta gestión de los documentos existentes en cartera permite transformarlos en dinero disponible en el momento adecuado y asegurar la custodia de los mismos.
  • Mantener un adecuado control de todas las operaciones bancarias y conciliar las cuentas bancarias periódicamente, permite conocer fehacientemente el estado de cada una de las cuentas bancarias de la empresa para tomar decisiones acertadas.
  • Administrar adecuadamente las cuentas por pagar permite mantener una adecuada gestión de las finanzas de la empresa, y mejorar la relación con los proveedores.
  • Disponer de un flujo de fondos permanentemente actualizado permite proyectar los excesos o faltantes de fondos, prever tempranamente las desviaciones y tomar rápidamente las medidas correctivas que se requieran.
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