Base de conocimientos
Las cuentas bancarias
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:24 PM

Actualmente, en un contexto en cual la estructura de los negocios obliga a las empresas a utilizar servicios bancarios, la elección de la entidad bancaria más beneficiosa, y el constante seguimiento de las disponibilidades en las cuentas bancarias que posee la empresa, permiten realizar una ágil y adecuada gestión de las finanzas de la empresa.


Los bancos

La selección del banco más conveniente para la empresa es fundamental dado que condiciona la operatividad de la empresa en relación con su manejo financiero.

Al momento evaluar las diferentes alternativas, es conveniente tener presente:

  • El costo de mantenimiento de las cuentas, conformado por los saldos mínimos requeridos por el banco, el costo de las chequeras y el costo de los servicios brindados por el banco.
  • La proximidad geográfica y la estructura de sucursales que posee el banco, la cual debe facilitar no solamente las operaciones realizadas directamente por la empresa, sino también los depósitos de fondos que deben realizar los cobradores en otras zonas o localidades, y la facilidad que deben tener los clientes cuando se establece un sistema de cobranzas por depósitos en cuenta corriente.
  • La creación de cuentas para el personal de la empresa y las facilidades para el pago de remuneraciones por intermedio de transferencias bancarias.
  • La custodia de valores al cobro como ser cheques en cartera a vencer, conformes y pagarés, y la posibilidad del depósito de cheques de terceros con vencimiento a futuro.
  • La gestión a través del banco de la cobranza de los vouchers o cupones de tarjetas de crédito recibidos como forma de pago.
  • El pago mediante débito automático de servicios.
  • Las facilidades de acceso a créditos y préstamos, la posibilidad de contar con sobregiros que requieran utilizarse en situaciones extremas, y la emisión de tarjetas de crédito corporativas.
  • La posibilidad de realizar consultas por medio de la banca telefónica y/o electrónica.
  • Los beneficios adicionales que pudieran ofrecérsele al personal de la empresa como la solicitud de adelantos a cuenta de remuneraciones, préstamos, emisión de tarjetas de crédito, u otros como ser descuentos preferenciales o servicios.

Dentro de los servicios brindados en la actualidad por los diferentes bancos, el servicio de banca electrónica a través de Internet, permite disponer de una sucursal del banco dentro de la misma empresa y realizar operaciones las 24 horas, los 365 días del año.

El servicio del manejo de cuentas bancarias a través de Internet, permite entre otros:

  • Consultar saldos y estados de cuenta.
  • Verificar la acreditación o rechazo de los cheques de terceros depositados.
  • Realizar transferencias entre las diferentes cuentas.
  • Hacer operaciones de compraventa de moneda extranjera.
  • Solicitar la emisión de chequeras.
  • Consultar los límites de compras, fechas de vencimiento y saldo de las tarjetas de crédito corporativas de la empresa, y realizar el pago de las mismas.
  • Consultar las tasas, importes, y plazos existentes de los préstamos ofrecidos por el banco, y realizar la solicitud y pago de préstamos.
  • Gestionar una cartera de inversiones, permitiendo acceder a fondos de inversión, realizar depósitos a plazo fijo, y obtener información sobre el rendimiento de acciones y bonos.
  • Recibir informes y noticias financieras.

Los documentos en cartera

Como parte de las cobranzas y las ventas al contado que se concretan diariamente, es común recibir cheques que hayan sido emitidos directamente por los clientes como también, cheques que hayan sido emitidos por terceras personas o empresas.

Dentro de estos cheques recibidos, es necesario determinar cuáles se encuentran disponibles para su cobro, y cuáles han sido emitidos con una fecha de vencimiento posterior a la fecha de su emisión.

Esta situación requiere que para realizar un adecuado control de los fondos de la empresa, no solamente se administre el saldo de las cuentas bancarias disponibles, sino también que se administre en paralelo, cada uno de los documentos existentes en cartera y la fecha de vencimiento de éstos.

Dependiendo de las necesidades de la empresa, estos documentos con vencimiento a futuro podrán ser depositados en la cuenta bancaria a la fecha de su cobro, podrán ser utilizados para realizar el pago a un proveedor, o incluso ser entregados al banco para que este mediante el cobro de una comisión o interés, adelante los fondos correspondientes.

Al momento de realizar el depósito de un cheque es necesario que la empresa prevea que la acreditación del mismo, está sujeta a un clearing bancario, lo cual depende de la procedencia de la cuenta sobre la cual se ha girado el cheque.

Dado que en la actualidad el uso de tarjetas de crédito se ha convertido en una modalidad muy  difundida en el mercado, resulta imprescindible que de la misma manera a como se gestionan cheques, se gestionen cada uno de los vouchers o cupones de tarjetas de crédito que se han emitido como forma de pago por parte de los clientes, y la misma tarea también se realice don los conformes, pagarés, vales u otros documentos.

Al igual que lo visto con el resto de las operaciones de la empresa, una adecuada gestión de las cuentas bancarias requiere de un minucioso control y registro de cada uno de los comprobantes, y en particular registrar adecuadamente cada uno de los documentos recibidos incluyendo toda la información sobre el cliente del cual se reciben, y de la información que permita identificar adecuadamente cada documento junto con la fecha de vencimiento, lo que permitirá realizar un inventario de los documentos en cartera y hacer proyecciones a futuro de los fondos con los que dispondrá la empresa.

Desde el momento en que la empresa recibe un cheque hasta que efectivamente lo deposita, pueden suceder muchas cosas que obstaculicen su acreditación.

Para evitar estas sorpresas, es conveniente utilizar servicios que permitan verificar la validez y solvencia de las cuentas bancarias sobre las cuales se han librado los cheques que posee la empresa en cartera.

De  esta manera, la empresa podrá prever posibles inconvenientes causados por cuentas corrientes inhabilitadas, o cheques previamente rechazados de las cuentas bancarias sobre las que se han librado los cheques recibidos.

Otra práctica sumamente recomendable es la contratación del servicio de gestión de valores en el banco, el cual no solamente permite contar con una adecuada custodia de los documentos, sino que además estos sean depositados en tiempo y forma a la fecha de su vencimiento.

Movimientos bancarios

Las siguientes operaciones de la empresa, son aquellas que habitualmente se realizan sobre las cuentas bancarias de la misma:

Tipo

Operación

Créditos bancarios

  • Transferencias bancarias recibidas de clientes por pago de ventas a crédito
  • Depósitos bancarios de cheques y efectivo
  • Depósito o presentación de vouchers y cupones de tarjetas de crédito
  • Intereses obtenidos por saldos
  • Rendimientos obtenidos por inversiones

Débitos bancarios

  • Transferencias bancarias realizadas a proveedores por pago de compras a crédito
  • Retiros bancarios en efectivo por caja o cajero automático
  • Cobro de cheques emitidos por la propia empresa
  • Pago de cheques emitidos
  • Pago de estados de cuenta de tarjetas de crédito corporativas
  • Pago de servicios mediante débito automático
  • Pago de impuestos por transferencia bancaria
  • Pago de adelantos y remuneraciones al personal por transferencia bancaria
  • Intereses por sobregiros
  • Pago de préstamos bancarios
  • Servicios bancarios

Transferencias bancarias

  • Transferencias entre cuentas bancarias de la empresa
  • Compra y venta de moneda extranjera

Al igual que lo visto con el resto de las operaciones de la empresa, una adecuada gestión de las cuentas bancarias requiere de un minucioso control y registro de cada uno de los comprobantes que respalden cada una de las operaciones realizadas en la empresa.

Para esto, es necesario mantener un control y realizar el registro correspondiente de cada uno de los  comprobantes generados por cada operación bancaria, como por ejemplo sucede con los comprobantes de depósitos bancarios, los comprobantes de retiro bancario y los tique generados por los cajeros automáticos al realizar retiros.

A su vez, en el caso de aquellas operaciones bancarias que no generen un comprobante bancario, como ser las transferencias bancarias recibidas o realizadas por Internet, es conveniente que la empresa genere un comprobante de uso interno el cual sea firmado por el responsable del control financiero de la empresa, o realice una copia impresa de la pantalla donde conste la operación realizada.

Una práctica habitual y sumamente recomendable para asegurar la custodia de los valores recaudados por ventas y cobranzas, es el de realizar depósitos diariamente del efectivo existente en caja, luego de reservar el monto con que la empresa debe contar para afrontar los gastos diarios.

La conciliación bancaria

Al trabajar con bancos, es frecuente que se presenten diferencias entre el saldo contable determinado por la empresa en base a las operaciones realizadas, y el saldo informado por el banco, originándose generalmente estas diferencias por:

  • Cheques depositados que aun no han sido acreditados o que han sido rechazados.
  • Cheques emitidos que aún no han sido depositados o pagados por el banco.
  • Gastos bancarios debitados en la cuenta bancaria y que la empresa todavía no ha registrado.
  • Intereses bancarios o rendimientos otorgados por el banco..

Para determinar diariamente el saldo de cada una de las cuentas bancarias, es necesario que la empresa lleve un estado de cuenta de cada una de las cuentas bancarias, donde se registren todos los movimientos bancarios realizados, el cual se mantenga permanentemente actualizado.

Y a su vez, para ajustar periódicamente las diferencias entre el saldo contable de la empresa y el saldo informado por el banco, se realice un procedimiento denominado conciliación bancaria, el cual tiene como objetivo realizar un seguimiento de manera rigurosa de cada uno se los movimientos registrados por la empresa y cada uno de los movimientos informados por el banco.

La conciliación bancaria, consiste en marcar cada uno de los movimientos existentes tanto entre los movimientos registrados por la empresa como los informados por el banco, y en analizar todos aquellos otros movimientos que existen en los registros de la empresa pero no entre los informados por el banco y viceversa.

Al finalizarse este proceso, luego de determinados los motivos de la diferencia, la empresa deberá realizar los ajustes necesarios en los registros de la cuenta bancaria, hacer un seguimiento de los movimientos que aún no han sido acreditados o debitados por el banco, y realizar las consultas o reclamos que considere necesarios para aquellos otros movimientos que la empresa no haya tenido previstos, no conozca su origen o mantenga una diferencia con lo informado por el banco.

Conciliación bancaria. Herramienta de control que permite determinar las diferencias existentes entre los saldos contables de la empresa y los extractos bancarios de la cuenta corriente.
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