Base de conocimientos
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La gestión de su caja
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:23 PM

Una de las tareas de mayor importancia para el correcto funcionamiento de la empresa es el control de las operaciones de ingreso y egreso de caja, y del efectivo existente en la o las diferentes cajas de la empresa, y la determinación de los documentos de cheques, vouchers de tarjetas de crédito, conformes, pagarés y otros documentos que se poseen en cartera.

 


 

Los movimientos de caja

En los capítulos, se ha puesto especial énfasis en la importancia de registrar todas las operaciones realizadas en la empresa, de manera de poder contar con información fehaciente y actualizada sobre la verdadera situación de la empresa, lo que permite realizar un control de cada una de las actividades comerciales llevadas por la empresa y planificar las actividades futuras.

En el área de Finanzas, registrar todas las operaciones realizadas y emitir los comprobantes correspondientes es la única manera de lograr que una gestión financiera sea viable para determinar con exactitud los fondos disponibles y poder cumplir con las obligaciones que permitan a la empresa cumplir con sus objetivos.

Éstos son algunos ejemplos de las operaciones de caja que habitualmente se realizan dentro de una empresa, y los comprobantes que permiten documentar las mismas:

Operación

Comprobante

Ingresos por ventas al contado

  • Factura de venta contado
  • Boleta de venta contado
  • Tique de venta

Egresos por devolución de venta contado

  • Devolución de venta contado
  • Tique de devolución de venta

Ingresos por cobranza de ventas a crédito

  • Recibo de cobro

Egresos por compras al contado

  • Factura de compra contado
  • Boleta de compra contado
  • Tique de compra

Ingresos por  devolución de compras contado

  • Devolución de compra contado
  • Tique de devolución de compra

Egresos por pago de compras a crédito

  • Recibo de pago

Movimientos de caja

  • Movimiento interno entre cajas
  • Asignación de fondos a caja chica
  • Remesas de cajeros
  • Compra y venta de moneda extranjera

Ingresos de caja

  • Aportes de fondos de dueños y socios
  • Diferencias de arqueo de caja
  • Retiros bancarios
  • Cobro de conformes y pagarés en cartera

Egresos de caja

  • Gastos no documentados o gastos menores de funcionamiento
  • Entrega de fondos para gastos al personal
  • Rendición de gastos de caja chica
  • Diferencias de arqueo de caja
  • Depósitos bancarios de cheques y efectivo
  • Depósito o presentación de vouchers y cupones de tarjetas de crédito
  • Pago de conformes y pagarés emitidos
  • Pago de impuestos y servicios
  • Pago de adelantos y remuneraciones al personal

Como se puede apreciar algunos de los ingresos, egresos y movimientos de caja han sido repasados en capítulos anteriores dado que estos tienen relación directa con las actividades de ventas, compras y cobranzas, en cambio otras operaciones son específicas de las tareas a llevar a cabo por los responsables del área de finanzas como por ejemplo los retiros y depósitos bancarios, los movimientos que se realizan entre las diferentes cajas que pudiera tener la empresa, el cobro y pago de conformes o pagarés, y el depósito o presentación de los vouchers y cupones de tarjetas de crédito.

Para lograr una correcta administración y control de los fondos resulta imprescindible que toda empresa realice un análisis de todas las operaciones en las que interviene un manejo de fondos, y que se establezcan los procedimientos adecuados y los responsables de realizar estos movimientos con el objetivo de que todas las operaciones de fondos se encuentren debidamente documentadas y sean registradas para obtener la verdadera situación financiera de la empresa.

Dentro de las diferentes operaciones de fondos realizadas en una empresa, es muy importante diferenciar los egresos definitivos de caja de los egresos provisorios.

Los egresos provisorios de caja generan vales que no se registran como egresos, sino que quedan dentro del saldo junto con el efectivo hasta que son reemplazados por el comprobante de salida definitivo.

Un caso típico es el de los viáticos, para los cuales se suelen emitir vales provisorios a rendir cuando se entrega una suma fija aproximada para la movilidad, por ejemplo, de vendedores, cobradores y cadetes.

Luego, cuando se efectúa la rendición definitiva con el importe exacto del gasto, se emite el vale definitivo de egreso de caja y se repone el sobrante, eliminando así el vale provisorio original que era mantenido como efectivo.

Una mención especial debe efectuarse para los movimientos de fondos que efectúan los dueños o socios en la empresa, donde muchas veces ocurre que los socios prestan dinero a la caja para cubrir el efectivo necesario para cubrir los saldos bancarios o efectuar algún pago o gasto, o cuando los dueños o socios retiran dinero a cuenta de sus utilidades.

En todos los casos se debe considerar al dueño o a los socios de la empresa como terceros, a los efectos de la administración de los fondos de la empresa, evitando que se confunda el patrimonio individual, con el patrimonio de la empresa.

Por este motivo se deben emitir los correspondientes comprobantes de ingreso o egreso de caja ante cada movimiento que generan el dueño o los socios de la empresa.

Por mayor confianza que la empresa deposite en la honestidad de una persona, no se deberá de la misma manera confiar en la memoria de la misma.

Muchas diferencias de caja nacen de la fala de comprobantes que respalden las operaciones y mueren cuando luego de intentar conciliar las diferencias, la empresa debe dar por pérdida la misma.

En estos casos, lo mejor es prevenir lo que significa asegurarse que ningún movimiento de dinero pase inadvertido en la empresa.

Desde el viático diario del cadete, los anticipos de salarios del personal, hasta el pago de cualquier gasto o los retiros de los dueños y socios deben registrarse oportunamente y contar con un documento que compruebe la realización de la operación.

Las operaciones no registradas o debidamente documentadas no ingresan dentro del circuito de control de la empresa, y tampoco permite que los procesos manuales o apoyados en herramientas tecnológicas los consideren para determinar la verdadera existencia de fondos en la empresa.

En las pequeñas empresas y en particular en aquellas de origen familiar, muchas veces se confunde el controlar los movimientos de fondos con la desconfianza, debiendo todos los que integran la organización entender que por el bien de la misma, es imprescindible trabajar de forma controlada para lograr la eficiencia.

El arqueo de caja

Habitualmente en las empresas se realiza un procedimiento conocido como arqueo de caja, el cual consiste en realizar un recuento de los valores existentes en la caja y verificar que los mismos se correspondan con los valores que deberían existir de acuerdo a los valores existentes al iniciar el día y las operaciones realizadas durante el día.

Normalmente, el arqueo de caja es una tarea que se realiza al finalizar el día, aunque es conveniente que el mismo se realice más de una vez en el día, con el objetivo de que en caso que se detecten diferencias se pueda determinar rápidamente el motivo de la diferencia.

Al detectarse estas diferencias entre los valores que se deberían tener y  el recuento de valores existentes, es recomendable verificar que todas las operaciones de ingreso y egreso de fondos estén correctamente respaldadas por comprobantes, de manera que se pueda verificar que fondos realmente deben existir en la o las cajas de la empresa y se pueda determinar con exactitud las diferencias para poder determinar las posibles causas.

Una de las principales causas de diferencias entre los fondos existentes en caja, es la falta del registro o documentación respaldatoria de todos los movimientos de fondos realizados, siendo fundamental para lograr este objetivo, cambiar los hábitos del manejo de valores, y establecer normas claras para el ingreso y retiro de fondos de la caja.

En caso que se constaten diferencias, es imprescindible que dejar constancia escrita de las diferencias, y ajustar los saldos de la caja para que no se arrastren diferencias, que luego de pasado un tiempo sean totalmente imposibles de determinar.

En aquellas empresas que poseen varios cajeros y/o que poseen un importante número de operaciones de caja diario, es común que se implemente un sistema de quebrantos de caja, el cual consiste en determinar un monto que se le asigna a cada cajero para prever las posibles diferencias.

Estos quebrantos de caja son pagados a los cajeros cada un periodo predeterminado, restándole al monto asignado todas las diferencias de caja detectadas en el mismo período.

En todo proceso de arqueo de caja es necesario que no solamente participe el cajero o responsable de la recepción y entrega de los valores, sino que además un supervisor verifique las existencias de fondos, para dejar constancia de la verdadera existencia de los mismos o de las diferencias detectadas.

Establecer responsables y fijar normas claras para el arqueo de caja permite garantizar la  transparencia de este procedimiento y lograr una adecuada custodia de los valores de la empresa.

Dado que en la actualidad es normal que en la o las cajas de una empresa se reciban diferentes tipos de fondos y en diferentes monedas, resulta imprescindible que al momento de realizar el arqueo de caja se controlen los siguientes valores:

  • El efectivo en moneda nacional.
  • El efectivo en las diferentes monedas extranjeras.
  • Los cheques recibidos.
  • Los vouchers o cupones de tarjetas de crédito firmados.
  • Los conformes, pagarés u otros documentos de fondos recibidos.
  • Los vales por ingresos o egresos de caja.

La caja chica

En toda empresa se destinan diariamente pequeños montos de dinero para cubrir gastos rutinarios como por ejemplo, los viáticos de los vendedores y cobradores, los gastos de los cadetes al realizar trámites, y otros gastos menores requeridos para el funcionamiento de la empresa.

Para hacer frente a estos gastos, generalmente se destina un valor en efectivo denominado caja chica, para el cual se recomienda para llevar un adecuado control:

  • Determinar un monto en efectivo que sea acorde pero no excesivo para cubrir los gastos cotidianos.
  • Designar responsables para administrar el monto asignado.
  • Emitir un comprobante de egreso cada vez que se retire dinero de la caja para cubrir la caja chica.
  • Registrar vales de caja por los montos entregados desde la caja chica a los diferentes integrantes de la empresa que requieran dinero para cubrir sus gastos, los cuales sean firmados por estos al recibir el efectivo.
  • Requerir a las personas a las cuales se les ha entregado el efectivo que presenten periódicamente una rendición de los gastos realizados con el dinero recibido, que se encuentre firmada por quien presenta la rendición y por el encargado.
  • Solicitar a la persona encargada de administrar la caja chica de registrar cada uno de los gastos que estén avalados por comprobantes, cuando estos gastos se consideran razonables, y registrar como gastos generales los gastos menores de funcionamiento.

Que el responsable de la caja chica firme cada uno de los comprobantes de egreso de caja y rendición de gastos, así como que en cada rendición se indique claramente el concepto del gasto, permite justificar el destino de los montos extraídos.

Además, previo a la reposición de la caja chica es aconsejable realizar un arqueo de los fondos, para verificar que el efectivo de la caja chica sumado a los montos registrados en los comprobantes y rendiciones de gastos, dé un total que sea igual al monto establecido originalmente para la caja chica.

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