Base de conocimientos
Las cobranzas de su empresa bajo control
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:21 PM

La decisión de una empresa de otorgar créditos, requiere de implementar inmediatamente y en paralelo un adecuado control de las cobranzas.

A partir de que se acuerda con un cliente un sistema de pagos, es imprescindible comenzar a controlar que los clientes cumplan con dicho acuerdo, y que se le brinden a los mismos, facilidades para realizar dichos pagos.

 


A su vez, el proceso de recaudación a implementar, deberá tener presente que el objetivo final consiste en que la empresa se haga de todos los valores entregados por cada uno de los clientes, en el menor tiempo posible.

 

Esto requiere que todo proceso de cobranzas, tenga siempre presente las siguientes consideraciones:

  • Determinar con exactitud los saldos de los clientes, y las fechas y montos de los pagos acordados con éstos.
  • Planificar adecuadamente las cobranzas a realizar en el corto y mediano plazo.
  • Realizar la gestión previa de las cobranzas con cada uno de los clientes como método para asegurar la realización de las mismas.
  • Realizar análisis periódicos de la morosidad de los clientes, y establecer las acciones a corto y mediano plazo a ejecutar para minimizar la misma.
  • Definir los responsables de la gestión de cobranzas, de la realización de las cobranzas, y del control de las cobranzas realizadas por los cobradores de la empresa o los terceros contratados.
  • Controlar diariamente las liquidaciones de cobranza y los valores recibidos, y realizar un exhaustivo seguimiento de las diferencias detectadas.
  • Ajustar diariamente las previsiones y desviaciones de cobranzas para que las mismas sean tomadas en cuenta en las decisiones financieras de la empresa.
  • Comunicar el proceso de cobranzas definido y los responsables asignados a todo el personal.

En síntesis

Resumiendo lo tratado en este capítulo, podemos destacar:

  • Una buena gestión de las cobranzas depende de los recaudos tomados por la empresa al autorizar los créditos, ya que es muy difícil lograr que un cliente pague una deuda generada por un crédito mal otorgado.
  • El trabajo del área de Cobranzas se inicia cuando se determina que un crédito está en condiciones de ser exigido, y el objetivo de ésta es encargarse de transformar los créditos exigibles en disponibilidades.
  • El área de Cobranzas debe operar basándose en base a información confiable y actualizada para no incurrir en errores frecuentes, como por ejemplo, el reclamo de deudas inexistentes, lo cual puede afectar la imagen de la empresa al ocasionar conflictos con los clientes, siendo la conciliación periódica de los estados de cuenta con los clientes una buena práctica para prever estas situaciones.
  • Una vez determinados los montos a cobrar, es conveniente planificar las cobranzas y gestionar previamente las mismas, para evitar pérdidas de tiempo y esfuerzos innecesarios.
  • El área de Cobranzas debe capitalizar su propia experiencia, transmitiendo a los responsables de autorizar los créditos toda la información y novedades surgidas sobre el comportamiento de los clientes. Un canal de comunicación interno eficiente entre Créditos y Cobranzas permite optimizar el otorgamiento de nuevos créditos y recalificar periódicamente a los clientes.
  • Para mantener un adecuado equilibrio entre la protección de las finanzas de la empresa y la preservación de los clientes, es imprescindible elaborar estrategias para tomar las medidas necesarias sobre aquellos clientes que no han cumplido puntualmente con sus obligaciones, intentando siempre lograr salidas negociadas a las situaciones conflictivas.
  • Una vez efectuadas las cobranzas, es necesario tomar todos los recaudos necesarios para un adecuado control de los valores recibidos, y asegurar el ingreso de los mismos a la empresa.
  • Informar constantemente al área de Finanzas sobre la evolución y desviaciones de las cobranzas, permite tomar previamente acciones correctivas que minimicen el impacto financiero de las deudas no cobradas.

La utilización de soluciones Memory y Microsoft Excel© permiten:

  • Mantener permanentemente actualizado los estados de cuenta de clientes
  • Determinar los pagos exigibles según las fechas y montos acordados con los clientes
  • Planificar la cobranza en el corto y mediano plazo para organizar las tareas de gestión y realización de las cobranzas
  • Analizar el comportamiento en los pagos de cada uno de los clientes y clasificar a los mismos por su cumplimiento y morosidad
  • Registrar adecuadamente cada una de las cobranzas realizadas y los valores recibidos
  • Realizar un control de cada uno de los cobradores u otras empresas encargadas de realizar la cobranza
  • Generar informes de previsión de ingresos y determinar las cobranzas atrasadas
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