Base de conocimientos
El registro y control de las cobranzas
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:21 PM

Al igual que como se ha mencionado en los capítulos anteriores, la documentación de cada una de las operaciones realizadas por la empresa es un proceso indispensable para la correcta gestión de la empresa.

La documentación de cada una de las cobranzas realizadas en particular, constituye un factor clave tanto para documentar el pago del cliente y actualizar su saldo, como para realizar el control de las cobranzas realizadas por los cobradores.

 


 

El registro de las cobranzas

Cada vez que un cobrador concreta una cobranza es imprescindible que emita un comprobante de Recibo de cobro que certifique que el cliente ha efectuado el pago, en el cual consten los datos del cliente, los montos y comprobantes pagados y los valores entregados como forma de pago.

El Recibo de cobro es un comprobante no solamente de interés para la empresa, sino que también para el cliente, ya que el mismo es el que le permite al cliente contar con una documentación que respalda que el pago ha sido efectuado.

Aquellas empresas que habitualmente reciben cobranzas integradas por cheques de terceros, requieren de realizar importantes controles que permitan verificar la confiabilidad de los mismos para que no se produzcan riesgos ante la incobrabilidad de los mismos.

Para realizar este control en la actualidad, existen diferentes servicios que proveen información sobre los titulares de las cuentas de los cheques a recibir.

Los abonados a este servicio simplemente pueden solicitar esta información telefónicamente o por e-mail, para que en pocos minutos obtengan los datos sobre la confiabilidad de los titulares desde el punto de vista crediticio, o incluso pueden contratar un seguro que previa autorización del cheque a recibir, elimine el riesgo de cobrabilidad de los mismos.

El control de las cobracnzas

Para asegurarse que los valores cobrados a los clientes efectivamente ingresen en la empresa, lo cual es el objetivo fundamental del proceso de cobranzas, es necesario instrumentar una serie de controles sobre los recibos emitidos por la empresa, y la liquidación de las cobranzas realizadas por cada cobrador.

Las siguientes recomendaciones a tener en cuenta para la manipulación de recibos, tienen como objetivo evitar que se generen documentos fraudulentos, y que los mismos puedan ser utilizados para una estafa tanto al cliente como para la empresa:

  • Los recibos de cobro deben ser preimpresos, y contar con toda la información de la empresa y pie de imprenta que permita identificarlos como originales adecuadamente.
  • Cada recibo de cobro debe estar previamente numerado, y esta numeración debe garantizar identificar de forma inequívoca a cada documento.
  • Cada vez que la imprenta entrega un nuevo talonario, éste debe quedar bajo custodia de un responsable, quien deberá ser el único encargado de entregar los mismos a quienes requieran utilizarlos.
  • La entrega de talonarios de recibo a quienes los utilicen debe hacerse mediante una constancia escrita donde figure la persona que entrega el talonario, la persona que lo recibe, la fecha y los números de recibos incluidos en el talonario.
  • Los recibos deben utilizarse siempre en forma correlativa sin dejar documentos vacíos, los cuales en caso de necesitar anularse el original y todas sus copias deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la utilización de alguna de ellas indebidamente, y estar todas adecuadamente inutilizadas.
  • Además del original entregado al cliente, es imprescindible que cuenten con al menos dos copias que deberán generarse mediante el uso de papel copiativo o carbónico, para que una sea entregada junto con los valores recibidos y otra quede archivada en el talonario, no debiendo permitirse que ninguna de las copias se complete independientemente del original.
  • Al momento de emitirse un recibo de cobro a un cliente, en el mismo deben constar los datos que permitan identificar claramente al cliente, la moneda, cotización o tipo de cambio utilizado, el monto cobrado, los comprobantes a cancelar, y los valores recibidos como forma de pago.

Sobre los valores recibidos como formas de pago, es aconsejable tener presente las siguientes prácticas:

  • En el caso de recibir cheques u otros documentos como formas de pago es necesario que se incluya toda la información que permita identificar a cada uno de los documentos recibidos, como ser banco, titular de la cuenta, fecha de emisión, fecha de vencimiento, moneda e importe.
  • Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque, es importante que el mismo sea girado a nombre de la empresa y no al portador, y se le coloque al dorso una leyenda que restrinja su utilización en la cual se indique que el mismo debe ser utilizado únicamente para depositar en la cuenta de la empresa.
  • Para prever la recepción de billetes en moneda extranjera falsos, cuando se reciban estos valores es aconsejable que se anoten los números de serie de los mismos en el recibo, y que el cliente constate que los números registrados concuerden con los de los billetes entregados por éste.

Las siguientes recomendaciones sobre la rendición diaria de las cobranzas efectuadas por los cobradores de la empresa, tienen como objetivo asegurar el correcto ingreso de los fondos recaudados:

  • La empresa deberá identificar el o los únicos responsables de recibir y controlar las liquidaciones de cobranza de los cobradores.
  • Los cobradores deben rendir diariamente sus cobranzas, entregando una copia de cada uno de los recibos emitidos.
  • Junto con los recibos emitidos, deberán entregar el total de los valores recibidos como forma de pago, o en su defecto, una copia del depósito debidamente intervenido por el cajero del banco, en caso que por cuestiones de seguridad se opte por depositar directamente los valores recibidos en la cuenta bancaria de la empresa.
  • El responsable de controlar la liquidación de los cobradores deberá en el mismo momento y ante la presencia del cobrador, verificar cada uno de los recibos y valores recibidos, y en caso de diferencias se deberá en ese mismo momento documentar las diferencias detectadas en la liquidación para que sean debidamente analizadas.
  • Luego de verificada la liquidación de las cobranzas, deberá registrar cada uno de los recibos de cobro y los valores entregados por los clientes como forma de pago con el objetivo de actualizar los estados de cuenta y finanzas disponibles de la empresa.
  • En caso que se hayan recibido depósitos bancarios que acrediten el depósito de los valores cobrados, se deberán registrar los mismos para que estos sean conciliados con el estado de cuenta bancario.
  • Para salvaguardar los valores recibidos, resulta imprescindible depositar diariamente los mismos una vez registrada la recepción de estos.
  • Cuando en los recibos de cobranza, se hayan concedido descuentos previamente acordados con el cliente, o se hayan cobrado moras o intereses, los mismos deberán estar correctamente detallados en los recibos de cobranza, y el encargado de la liquidación de las cobranzas, deberá constatar que los mismos se hayan realizado correctamente, para que en caso que corresponda se solicite la emisión de las notas de débito o crédito correspondientes para que sean enviadas al cliente lo antes posible.

En caso que la empresa reciba pagos directamente de los clientes sin la intervención de cobradores, ya se personalmente por parte del cliente, mediante el uso de correspondencia o de giros:

  • Cuando se reciban valores de clientes por correspondencia, esta debe ser abierta únicamente por los responsables de controlar la cobranza, quien deberá en el mismo momento documentar mediante un recibo de cobro el pago recibido para que el mismo sea enviado lo antes posible al cliente.
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