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La organización de las cobranzas
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:20 PM

Teniendo en cuenta las características del negocio de la empresa, la cantidad de clientes, cobranzas a realizar, el monto de las mismas, y los costos a incurrir para hacer efectivas las cobranzas, es necesario determinar cuál es el proceso de cobranza que mejor se adapte, y organizar adecuadamente todas las tareas que se deben llevar a cabo para que la empresa cumpla con sus objetivos.

 


 

La selección del procedimiento de cobro

En la actualidad, los diferentes procedimientos existentes para realizar la cobranza permiten que la empresa evalué si es más efectivo y conveniente realizar las cobranzas directamente, o delegar la cobranza en un tercero:

  • Cobranza directa. Este proceso de cobro directo por la empresa, permite que la empresa posea una mayor control en la planificación y cumplimiento de los pagos de los clientes, pero requiere dependiendo de la cantidad de cobranzas a realizar, disponer de una cantidad adecuada de cobradores, lo cual trae consigo un costo directo en remuneraciones, viáticos y transporte, y a la vez un mayor riesgo en la custodia y control de los valores recibidos por los cobradores.
  • Cobranza directa por terceros. Esta modalidad permite delegar el proceso de cobranza en una empresa contratada a tales efectos, lo cual en muchos casos permite disminuir notoriamente los costos administrativos y olvidarse de la custodia de los valores, pero requiere de una perfecta sincronización entre la determinación de la cobranza a realizar, la cobranza efectivamente realizada y el control de los valores entregados por los clientes.
  • Cobranza descentralizada. Este método muy común actualmente, permite delegar la cobranza a un tercero como en el procedimiento anterior, pero con la variación de que el tercero por lo general ofrece una amplia gama de opciones que facilitan que los clientes efectúen sus pagos, y requiere de la evaluación entre la disminución de los costos administrativos directos de la empresa y el pago de las comisiones por cobranza, y la sincronización como en el caso anterior entre los cobros a realizar y los realizados. Dentro de este grupo, pueden encontrarse los débitos automáticos mediante tarjetas de crédito o cuentas bancarias, y las redes de locales de cobranza.

La asignación de las tareas de cobranza

Cuando la tarea de cobranzas es llevada a cabo directamente por la empresa, luego de determinados los créditos que están en condiciones de ser cobrados, es necesario organizar y asignar a los diferentes cobradores cada una de las tareas que permitan hacer efectiva la cobranza a los diferentes clientes.

Dependiendo de la cantidad de clientes y cobranzas a realizar, es aconsejable elaborar un plan de acción que contemple las urgencias y prioridades de cada una de las cobranzas, lo que permitirá establecer un cronograma de trabajo y distribuir las tareas entre el personal responsable.

Esta agenda de trabajo de los cobradores deberá tener presente:

  • La magnitud de las deudas. A la hora de destinar recursos y personal para gestionar las cobranzas es recomendable identificar cuáles son los clientes que tienen deudas más importantes para que la cobranza de estos se encuentre al tope de la lista de prioridades, las mismas se puedan efectuar lo antes posible, y en caso de que no se puedan realizar inmediatamente, se comiencen a tomar rápidas acciones para asegurar el ingreso de las mismas o prever el no contar con ellas.
  • Los antecedentes de los clientes. Al establecer prioridades y urgencias también es importante considerar a aquéllos clientes que en alguna oportunidad se han demorado en los pagos o han generado inconvenientes en el cumplimiento de sus obligaciones, de manera de adelantar las cobranzas más complejas para que se vayan en paralelo tomando las acciones de seguimiento y correctivas que se requieran.

La gestión de la cobranza

Las tareas relacionadas con las cobranzas deben comenzar previo a visitar a los clientes para hacer efectivas las cobranzas, ya que es aconsejable gestionar previamente las mismas para que las visitas no terminen siendo inútiles, debido a diversos motivos:

  • La persona encargada de pagos no se encuentra en el momento de la visita.
  • La visita es realizada en un día en el que el cliente no efectúa pagos.
  • El cliente no está enterado de la visita del cobrador y no tenía planificado el egreso.

La optimización de los tiempos y gastos incurridos en realizar cada cobranza deben estar proporcionalmente relacionados con las cobranzas a realizar, siendo este un factor clave para optimizar el proceso, ya que cada visita para realizar una cobranza no solamente genera gastos directos e indirectos, sino que además genera pérdidas en la oportunidad de efectivizar otras cobranzas más realizables.

La comunicación con cada uno de los clientes para acordar fechas, lugares, horarios, contactos y formas de pago de las obligaciones contraídas, son esenciales para poder obtener los mejores resultados de la cobranza.

Registrar cada una de las comunicaciones mantenidas con el cliente para coordinar las cobranzas y tener presente la historia completa de la gestión realizada, y registrar en la agenda de los cobradores las visitas acordadas con los clientes, permite disminuir el riesgo de incobrabilidad, optimizar los gastos, y determinar tempranamente la morosidad de las cobranzas pendientes para ir tomando las acciones correctivas lo antes posible.

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