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La planificación de las cobranzas
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 02:19 PM

Para gestionar correctamente la cobranza, es fundamental establecer con exactitud los saldos de cada cliente, y determinar de cada uno de los pagos acordados con los clientes, la fecha y el monto de los mismos.

 


 

La conciliación de saldos

Para establecer el saldo de la cuenta corriente de cada cliente, es necesario que todas las operaciones se encuentren debidamente documentadas, los estados de cuenta de los clientes se encuentren constantemente actualizados, y que además todas las operaciones que forman parte del mismo y los saldos resultantes, sean reconocidos por los clientes.

Cuando los estados de cuenta de los clientes no representan con exactitud la historia crediticia del cliente, o el cliente no reconoce la deuda contraída con la empresa, ya sea por una falta de documentación apropiada, o por una mala representación de las operaciones realizadas por el cliente, podrían llegar a generarse situaciones de clientes que tienen pagos pendientes que no estén siendo considerados para su cobranza, o podría estar reclamándosele al cliente una deuda que el cliente ya haya cancelado.

Por estos motivos, es imprescindible que cada una de las operaciones de ventas y de cobranzas se encuentren correctamente documentadas, y que además los estados de cuenta sean actualizados ante cada nueva operación, y sean enviados periódicamente a los clientes, para que estos puedan notificar a la empresa cualquier diferencia que consideren.

Las diferencias que pudieran surgir entre el saldo pendiente determinado por la empresa y el determinado por el cliente por no poseer correctamente documentada todas las operaciones y actualizados los estados de cuenta, pueden generar gastos y esfuerzos injustificados en determinar y auditar el verdadero estado de cuenta de los clientes para gestionar las cobranzas.

Además de los gastos administrativos, estas situaciones pueden generar la pérdida de un ingreso, y la generación de desconfianza en el cliente, el cual en muchos casos puede percibir el problema administrativo como una estafa por parte de la empresa, o como una oportunidad para detectar vacíos administrativos que le generen beneficios adicionales.

Estado de cuenta. Informe que permite conocer para cada cliente los movimientos en orden cronológico y los saldos operación a operación, compuesto por los comprobantes de Factura de venta crédito y Nota de débito como débitos y los comprobantes de Recibo de cobro y Nota de crédito de ventas como créditos.

La determinación de los cobros

Dado que al otorgarse créditos a los clientes, por lo general se acuerda con los mismos diferentes vencimientos, luego de haber determinado con certeza el saldo pendiente de cada cliente, es necesario determinar cuáles son aquellos pagos que se encuentran vencidos o más próximos a vencer con el objetivo de realizar una planificación de las cobranzas que se deben realizar.

La determinación de la cobranza que se encuentra exigible y el correcto seguimiento de la deuda pendiente de cada cliente, es un factor clave dentro de las actividades de cobranzas, y que permite realizar proyecciones y correcciones de los fondos disponibles, y generar importante información para el correcto otorgamiento de créditos, siendo esta tarea esencial en toda empresa.

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