Base de conocimientos
El otorgamiento de créditos
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 12:13 PM

Para implementar un sistema de otorgamiento de créditos que realmente sirva para mejorar un negocio, y que la empresa no deba dedicarse a la persecución de clientes morosos, es fundamental decidir cómo, a quién y cuánto financiar.

 


 

Los requisitos

La definición de los procesos a seguir en la empresa para adjudicar estos créditos, debe tener como principal objetivo el contribuir a que la empresa pueda cumplir con los objetivos de ventas definidos, sin que este objetivo ponga en riesgo la situación financiera de la empresa ante la imposibilidad de cobrar las ventas realizadas.

Lo primero a decidir, es definir los requisitos que se exigirán a los clientes para otorgarles financiación, para esto es recomendable investigar acerca de cuáles son las condiciones que exigen los bancos, tarjetas de crédito y otras financieras, y en particular cuáles son las condiciones exigidas por la competencia, así como también informarse de la propia experiencia de conocidos y colegas.

Con toda esta información como insumo, es necesario elaborar una lista y analizar cuáles de estas permiten a la empresa, medir la capacidad de pago de los clientes, sin que las mismas generen para los clientes un proceso tedioso y burocrático que los desaliente a utilizar esta modalidad de compra.

La siguiente lista, es un ejemplo de los datos habitualmente exigidos a los interesados en tomar un crédito:

Cliente

Información

Persona física (Consumidores)

  • Datos personales completos
  • Fotocopia de documento
  • Referencias bancarias y crediticias
  • Ultimo recibo de pago de remuneraciones
  • Ultima factura de servicios para certificar el domicilio
  • Últimos estados de cuenta de tarjetas de crédito para determinar los topes asignados y la morosidad
  • Un garante propietario de inmuebles de ser posible

Persona jurídica (Empresa)

  • Datos fiscales completos
  • Documentación comprobatoria de constitución de la sociedad
  • Fotocopia de registro en el organismo tributario del país
  • Carta de la empresa que otorgue poder de representación a la persona solicitante del crédito
  • Fotocopia de estado de situación patrimonial firmado por contador público
  • Referencias comerciales
  • Referencias bancarias y crediticias
  • Último recibo de pago de tributos o certificado emitido por el organismo de estar al día con las obligaciones
  • Último recibo de pago de cargas sociales o certificado emitido por el organismo de estar al día con las obligaciones
  • Ultima factura de servicios para certificar el domicilio
 
Persona jurídica. Termino utilizado en el ámbito jurídico y comercial para hacer referencia a una sociedad comercial o empresa constituida legalmente, e inscripta fiscalmente.

Y por último, tan importante como definir los requisitos con los que deben cumplir los clientes a los cuales otorgar créditos, es lograr que todos los integrantes de la empresa conozcan las normas establecidas por la empresa para que las mismas sean cumplidas.

Para garantizar una comunicación eficiente de estas normas, es recomendable elaborar un instructivo al cual todos los implicados conozcan y puedan acceder para verificar su cumplimiento, el cual contenga a modo de ejemplo:

  • Los documentos a exigir a los solicitantes de crédito.
  • Las condiciones requeridas con las que deben cumplir los clientes.
  • Los procedimientos de verificación y autorización que deben ser realizados.
  • Los responsables que pueden autorizar los créditos.
  • Los responsables de tomar decisiones para las excepciones, cuando se excedan los límites fijados.

Y de la misma manera, confeccionar instructivos a ser entregados a los clientes, para que los mismos puedan conocer de antemano la documentación a presentar, incluyendo entre otros:

  • Los pasos a seguir para obtener el crédito.
  • La documentación a presentar.
  • El formulario de solicitud de crédito.

La validación de la información

Luego de fijar las condiciones a exigir, es fundamental establecer el proceso que se debe llevar a cabo para verificar la validez de la información presentada por el cliente, analizar su solvencia y predisposición para pagar, y decidir el otorgamiento o no del crédito.

Para realizar esta validación y posteriormente procesarla para tomar la decisión de otorgar el crédito, debe tenerse en cuenta:

  • La información proporcionada por el mismo cliente, o por entidades relacionadas con él, como por ejemplo las operaciones comerciales que mantiene con otras empresas o instituciones, las declaraciones juradas, pagos de impuesto y balances auditados por un contador público independiente.
  • Las fuentes de información externa las cuales tienen una mayor objetividad y permiten detectar errores, omisiones o engaños que pueda haber en la información suministrada por el cliente, como por ejemplo la validación de las referencias comerciales, financieras y bancarias, y los servicios de compañías especializadas en la búsqueda de antecedentes.
  • Y la información que posee la empresa en el caso de clientes habituales, como el saldo actual, el cumplimiento de los plazos de pago, y el volumen de de compra que el cliente ha tenido en el pasado.

Al determinar el saldo actual de un cliente, es imprescindible considerar este saldo como el riesgo total que posee la empresa con el cliente, incluyéndose no solamente las facturas que el mismo pudiera tener pendientes, sino además todos los documentos en cartera que se poseen del cliente.

A modo de ejemplo, si se le ha otorgado un crédito a un cliente, y este ha pagado parte de una factura de venta a crédito mediante la entrega de un cheque, el riesgo total del cliente permanece incambiado luego del pago parcial, hasta el cobro del cheque recibido, aún cuando el monto pendiente de la factura haya disminuido.

Si bien un cheque posee un menor riesgo de incobrabilidad que una factura, hasta no confirmarse el cobro del mismo, aún existe la probabilidad de que la deuda pueda no cobrarse, siendo imprescindible llevar un control eficaz tanto de las facturas como de los documentos pendientes, incluso cuando estos documentos hayan sido emitidos por un tercero que el cliente ha endosado a la empresa.

Para llevar adelante el proceso de validar la información recabada del cliente y de las fuentes externas utilizadas, es conveniente al menos seguir los siguientes pasos:

  • Abrir una carpeta con la información y copia de toda la documentación proporcionada por el solicitante.
  • Analizar minuciosamente la documentación recibida para controlar que no falte ningún documento y la validez de los mismos.
  • Registrar el resultado de cada una de las tareas realizadas durante la verificación de datos, incluyendo los informes recibidos, la documentación validada y los posibles problemas detectados.
  • Decidir si se autorizará el crédito y especificar el monto, los plazos y demás condiciones establecidos.
  • Abrir un legajo para el cliente conteniendo toda la información, y dejar registrada la decisión del otorgamiento del crédito, aun cuando este se haya denegado, ya que en este último caso será imprescindible para conocer el motivo de la decisión en el futuro.
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