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La facturación
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 12:09 PM

Cuando se cierra una venta es necesario emitir la documentación que respalde la operación comercial, ya sea para cumplir con los requerimientos fiscales establecidos, como también para apoyar la gestión y seguimiento de las ventas, actualizar los inventarios, generar información para los procesos de cobranzas, y proporcionar los documentos necesarios para llevar adelante las tareas contables y financieras de la empresa.

 


 

Las normas impositivas

La forma en la cual se confecciona y se emite cada factura o boleta de compras debe realizarse teniendo presente no solamente los requerimientos administrativos y de gestión de la empresa, sino también poniendo mucha atención al cumplimiento de todas las normas impositivas.

Si bien los organismos tributarios de cada país poseen publicada todas las normas que la empresa debe cumplir, es sumamente recomendable para este proceso que la empresa se encuentre debidamente asesorada por un profesional en la materia.

Cualquier detalle que se omita o procedimiento que se realice incorrectamente en la emisión de la documentación de las ventas podría afectar seriamente a la empresa, ya que esta todas las infracciones por menores que pueden ser objeto de sanciones y multas que pueden poner en riesgo las finanzas y el futuro de la empresa.

En caso que desee consultar las normas tributarais vigentes, podrá encontrar información en los siguientes sitios Web dependiendo del país en el cual se encuentre:

  • Argentina. Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP). www.afip.gov.ar
  • Chile. Servicio de Impuestos Internos (SII). www.sii.cl
  • Colombia. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). www.dian.gov.co
  • Ecuador. Servicio de Rentas Internas (SRI). www.sri.gov.ec
  • Guatemala. Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). www.sat.gob.gt
  • México. Servicio de Administración Tributaria (SAT). www.sat.gob.mx
  • Paraguay. Subsecretaria de Estado de Tributación (SET). www.set.gov.py
  • Perú. Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT). www.sunat.gob.pe
  • Uruguay. Dirección General Impositiva (DGI). www.dgi.gub.y

La emisión de documentos

El proceso de facturación que consiste en emitir la documentación respaldatoria de las operaciones de la empresa no debe considerarse como la tarea específica de emitir facturas, sino que el mismo engloba la emisión de diferentes comprobantes, como ser:

  • Facturas de venta crédito y contado
  • Boletas o tiques de venta crédito contado
  • Notas de crédito
  • Devoluciones de venta contado
  • Recibos de cobranza

La utilización de estos y otros comprobantes depende tanto de las características del negocio de la empresa, por ejemplo según la empresa ventas exclusivamente al contado, a crédito o por ambos medios indistintamente.

A su vez, y dependiendo de las exigencias fiscales que posea la empresa, el organismo tributario puede establecer la utilización de diferentes medios para la documentación de las operaciones:

  • Documentos en formularios preimpresos
  • Tiques en rollos continuos
  • Generación y envío de documentos fiscales electrónicos a través de Internet
  • En Argentina, la impresión de tique, tique-factura y facturas en impresoras fiscales

En todos los casos el proceso de la confección del documento es muy similar, ya que no existe mucha diferencia entre los datos que contienen los mismos, sino que difieren del medio a generar y los dispositivos a utilizar para generar los documentos.

Es así, que por ejemplo para los documentos en formularios preimpresos la empresa puede utilizar el método tradicional de completar en forma manual los talonarios de facturas y boletas previamente impresos mediante la debida autorización fiscal, o utilizar un computador, una impresora y un software de gestión o simplemente un procesador de textos o planilla electrónica para ingresar la información y enviar esta a la impresora.

En el caso de los tiques en rollos continuos es posible utilizar maquinas registradoras que cumplan con los requerimientos fiscales, o utilizar también un computador, una impresora especifica que soporte rollos de papel continuos, y un software de gestión con la capacidad de emitir comprobantes en este tipo de impresoras.

La generación y envío de documentos fiscales electrónicos a través de Internet posee como requisito indispensable el contar con un computador, una conexión a Internet y un software que permita ingresar los comprobantes y tenga la capacidad de transmitir a través de internet la información de los documentos a un servidor del organismo tributario del país, posibilitando este nuevo método de emisión de documentos la eliminación total o parcial de los documentos impresos.

En Argentina y Chile, la impresión de tique, tique-factura y facturas en impresoras fiscales requiere de una caja registradora o impresora previamente fiscalizada por la AFIP de Argentina o el SII de Chile, y un software de gestión o facturación que tenga la capacidad de comunicarse con estos dispositivos, consistiendo el proceso además de la impresión de los documentos, en la registración en la memoria fiscal de la impresora, del detalle de las operaciones emitidas.

Los ajustes

Al confeccionar una factura se debe ser muy cuidadoso para evitar errores, ya que las normas fiscales vigentes prohíben expresamente las tachaduras y alteraciones en estos documentos.

En caso de cometerse un error al emitir una factura, es posible proceder de dos maneras diferentes:

  • Anular la factura
  • Emitir una cancelación

En el caso que el error se detecte inmediatamente después de emitido el comprobante, y si aún se poseen el original y todas las copias del comprobante en poder de la empresa, es posible adjuntar las mismas y marcar el comprobante como anulado, y a continuación en el caso de utilizar un software de gestión realizar un proceso de anulación en el mismo si este posee dicha característica.

En caso que el original o las copias del comprobante ya no se encuentren en poder de la empresa, se debe entonces emitir un nuevo comprobante que respalde que la operación anterior ha sido cancelada, utilizándose en estos casos una Nota de crédito cuando se desea cancelar una Factura de venta a crédito, o una Devolución de venta contado cuando se desea cancelar una Factura o Boleta de venta contado.

Antes de decirse por el método de anular un comprobante, es aconsejable que solicite asesoramiento a un profesional competente en temas tributarios, ya que pudieran existir en los diferentes países y dependiendo del método de emisión utilizado por la empresa, ciertos impedimentos para realizar este método.

Además de la emisión de Notas de crédito y Devoluciones contado para la cancelación de comprobantes emitidos, es posible emitir también este comprobante o Notas de débito cuando se necesiten realizar ajustes parciales, ya sea por una diferencia en los precios, o porque se necesite realizar un recargo o una bonificación al cliente.

En los casos que se desee realizar un descuento o bonificación por pronto pago o cumplimiento en fecha al cliente, la empresa  deberá emitir un comprobante de Nota de crédito el cual deberá estar debidamente identificado, utilizando los mismos métodos utilizados para la emisión de Facturas.

En el caso que se decida efectuar un recargo al cliente por pago fuera de fecha, o por algún servicio no facturado, de la misma manera se podrá emitir una nueva Factura o Boleta, o un comprobante denominado Nota de débito.

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