Base de conocimientos
Las compras en la empresa
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 11:41 AM

En toda empresa permanentemente se toman decisiones con relación a la compra de distintos bienes: materias primas y productos elaborados para la venta, herramientas, equipamientos, insumos y  servicios.

La actividad de Compras es importante para toda clase de empresas ya que tanto las comerciales como las industriales y las de servicios realizan este tipo de operaciones, siendo el objetivo de esta actividad el garantizar el óptimo funcionamiento de la empresa.


Las Compras tienen influencia directa sobre otras actividades de la empresa, como lo son los inventarios, las ventas y las finanzas, ya que al momento de realizar una compra, la empresa deberá tener presente que bienes realmente son necesarios adquirir, en qué cantidad, cual es la calidad deseada, cual es el momento adecuado, y tratar de que los bienes sean adquiridos con el menor costo posible.

Un adecuado planeamiento de las compras le permitirá decidir con criterio y no incurrir en errores como por ejemplo, la pérdida de ventas por no tener stock, la asignación de recursos financieros excesivos a un stock que se encuentra estacionado o el excesivo endeudamiento para hacer frente a las compras cuando no posea el capital necesario.

Para que usted cuente con conocimientos y herramientas para gestionar eficaz y eficientemente las compras, en este capítulo conocerá:

  • Cómo organizar y procesar la información respecto a proveedores y a artículos.
  • Cómo establecer stock mínimos y determinar qué, cuánto, a quién y cuándo comprar.
  • Cómo hacer un adecuado seguimiento de las operaciones de compra.
Eficaz: Proceso que cumple con los objetivos propuestos.
Eficiente: Proceso que cumple con los objetivos propuestos, con la mayor economía y racionalidad en el uso de los recursos disponibles.

Para comprar eficaz y eficientemente, es necesario entonces plantearse las siguientes interrogantes:

  • ¿Qué debemos comprar y en qué cantidad?
  • ¿A qué proveedor comprarle?
  • ¿Cuándo es conveniente realizar la compra?
  • ¿Cómo verificamos la calidad y la cantidad?

Para lo cual, para responder a las mismas deberá contar con la siguiente información:

Interrogante

Información

¿Qué debemos comprar y en qué cantidad?

  • Existencias actuales
  • Estudios de mercado
  • Estacionalidad de los bienes
  • Proyección de ventas
  • Costos de almacenamiento y de seguros

¿A qué proveedor comprarle?

  • Proveedores habituales y alternativos
  • Costos, plazos de entregas, calidad y financiamiento

¿Cuándo es conveniente realizar la compra?

  • Disponibilidad actual de fondos
  • Proyección de disponibilidad de fondos
  • Plazos de entrega de los proveedores

¿Cómo verificamos la calidad y la cantidad?

  • Normas de calidad establecidas
  • Calidad ofrecida por los proveedores

Dentro de la lista mencionada de información requerida para una correcta toma de decisiones, algunas de ellas tienen la particularidad que para obtenerlas requieren de procesos que insumen una cantidad importante de tiempo dedicado a tareas reiterativas basadas en procesar información existente dentro de la empresa.

Este es el caso, como por ejemplo determinar las existencias actuales, los costos, y las finanzas disponibles, ya que las mismas se basan en procesar todas las operaciones de la empresa, analizando las entradas y salidas de cada una de las mercaderías y de cada uno de los fondos, siendo estas las que automatizaremos mediante la aplicación de tecnología en la empresa durante el transcurso de este curso.

Otras en cambio, no se pueden basar en información existente, sino que deben basarse en el estudio del mercado, en la negociación que pueda realizarse con los diferentes proveedores y en determinar la calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.

Estas últimas si bien no es posible utilizar tecnología para automatizarlas en su totalidad, si es posible utilizar recursos tecnológicos existentes para obtener información.

 

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