Base de conocimientos
La correcta gestión de sus inventarios
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 11:40 AM

Frecuentemente sucede que las PyMEs son sorprendidas por pedidos de clientes a los que no pueden responder por falta de existencias de productos o insumos.

Situaciones como éstas pueden hacerle recurrir ante la urgencia, a proveedores que no le resulten convenientes, perder ventas y clientes, y otorgar ventajas a la competencia.


Estableciendo stock mínimos

La solución para evitar este tipo de situación es la de establecer el stock mínimo necesario de cada artículo, de manera de que al monitorear las existencias, se pueda determinar rápidamente si se está frente a una necesidad de reposición inmediata de alguno de los artículos, para efectuar una nueva adquisición o poner una nueva partida en producción, antes de que se produzca efectivamente la falta de unidades.

Para lograr una gestión eficiente de las compras, y en la que este proceso se realice fluidamente, es conveniente determinar periódicamente cuál es el colchón de seguridad de los artículos, lo que permitirá cumplir con el ciclo de reposiciones:

  • Sin tener que detener la línea de producción
  • Sin generar atrasos en las entregas
  • Sin perder ventas
  • Sin perder clientes

Un mal cálculo del stock mínimo puede provocar situaciones de emergencia que tal vez ni el proveedor habitual y más confiable pueda resolver, siendo en estos casos habitual, recurrir a otros proveedores, pero en una situación de desventaja, sin capacidad para negociar precios ni condiciones, y quizás sin otras alternativas tener que aceptar productos de una calidad diferente, que puedan ser luego rechazados por los clientes.

Stock mínimo: También llamado Punto de ordenación o Stock de seguridad, representa la cantidad mínima de existencias de cada uno de los insumos, materias primas y productos, que aseguran el normal funcionamiento de la empresa, para poder cumplir con la producción o la comercialización.

Para calcular el stock mínimo necesario de cada artículo es necesario partir de un análisis de las ventas realizadas por la empresa durante un período determinado, de manera de poder conocer cuál es la demanda promedio de cada artículo, y a partir de esta información, determinar cuál debe ser el stock que asegure que la empresa pueda cumplir normalmente con sus operaciones.

Al seleccionar el período de análisis de las ventas, es muy importante considerar las posibles estacionalidades de los productos, para que el cálculo de estos stocks mínimos se base en la información histórica de la empresa para períodos que sean reflejo del período para el cual se desea asegurar las existencias.

Si por ejemplo, se considera la reposición de mercaderías de una juguetería, no es lo mismo determinar el promedio de ventas del mes en el que se celebra el Día del Niño, la Navidad y los Reyes, que los restantes meses del año.

Pero, ¿qué pasa si se necesita calcular el stock mínimo de un artículo por primera vez y no se dispone de información estadísticas de ventas? En estas circunstancias lo más conveniente es realizar un análisis a partir del presupuesto de ventas de la empresa, es decir, de lo que se considere que la empresa venderá en un período determinado, para lo cual toma principal importancia la planificación de las ventas de la empresa.

En los casos que la empresa no posea información histórica, también es posible obtener esta información de otras fuentes como por ejemplo:

  • Averiguar cuáles son los promedios de ventas de otras empresas que por sus características sean similares
  • Consultar a los proveedores que puedan informarle de las cantidades de artículos que habitualmente son adquiridos por otras empresas
  • Obtener información estadística en cámaras o asociaciones empresarias

Al hacer una proyección de las ventas de la empresa, es normal aplicar un criterio optimista y otro pesimista para ver cuáles son las hipótesis de máxima y mínima entre las cuales probablemente fluctúen las ventas concretadas, en el corto y mediano plazo.

Pero al tomar la decisión de establecer stock mínimos, es necesario también pensar en los costos de oportunidad.

Si la empresa no puede en sucesivas oportunidades, responder a las necesidades de sus clientes ¿Qué imagen está construyendo la empresa para el cliente?

Si un artículo es poco significativo desde el punto de vista económico, pero satisface las necesidades del mercado, quizás sea conveniente incluirlo dentro del stock en una cantidad ligeramente superior a la media, para que permita afrontar el impacto de un aumento de demanda inesperado.

Si por el contrario, se trata de un artículo que impacta significativamente en los costos de la empresa, tal vez se deba fijar su stock mínimo con un criterio más conservador, y en todo caso, reponerlo con mayor asiduidad.

El objetivo, es abastecer la demanda habitual de los clientes, a un costo promedio de inventario razonable, que le deje a la empresa capacidad de acción, pero que a su vez le permita optimizar su inversión.

Un stock excesivamente alto, no sólo genera un mayor capital estancado, sino que además puede generar gastos adicionales de seguros y almacenamiento, y un stock excesivamente bajo puede influenciar directamente no solo sobre las ventas de ese artículo, sino posiblemente el de otros.

Estacionalidad: Característica por la cual las ventas de un producto fluctúan de acuerdo a los meses o estaciones del año.
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