Base de conocimientos
La tecnología es su aliada
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:50 AM

Hemos mencionado que la tecnología le permitirá generar y obtener información para la toma de decisiones, pero seguramente usted se estará preguntando qué significa esto concretamente, y en qué casos podrá ser aplicable.

Tratemos entonces, antes de entrar en cada una de las actividades de la empresa a ver un ejemplo práctico que le ayude a comprender mejor cuales son las herramientas tecnológicas con las que puede disponer, y cómo estas le permiten generar y obtener información vital para su negocio.


Pongamos como ejemplo una empresa que se dedica a la compra y venta de ropa, y que debe habitualmente realizar compras, ventas, pagos, cobranzas y gastos.

Al momento de realizar una compra, habitualmente usted toma la decisión de a quién, qué productos comprar y en qué cantidad, basado más o menos en los proveedores con los que trabaja habitualmente, sus existencias actuales, y en su previsión de ventas.

Con lo cual, al momento de decidir a quién, qué y cuanto comprar, usted para tomar la mejor decisión, necesariamente deberá plantearse las siguientes preguntas:

  • ¿Qué existencia de prendas tenemos actualmente?
  • ¿Cuáles son las prendas que más hemos vendido la temporada pasada?
  • ¿Cuáles han sido los clientes más habituales, hombres, mujeres, adolescentes, niños?
  • ¿Cuál fue el costo de cada prenda el año pasado?
  • ¿Definimos correctamente los precios de venta en base a los costos, asegurándonos una verdadera utilidad?

Además deberá al momento de realizar la orden de compra a su proveedor, acordar con este la forma de pago, con lo cual además también es necesario conocer:

  • ¿Para qué fecha vamos a tener fondos disponibles para hacer frente a los pagos al proveedor, considerando el efectivo actual que tenemos, más los cheques a cobrar, menos los cheques a pagar?

En el caso que usted no haya utilizado tecnología para generar información, le quedan dos caminos, o se pone en campaña para revisar todos los comprobantes de venta, y documentos por cobrar y pagar en forma manual para contar con la información, lo que implicará realizar un inventario de mercaderías una a una, ir sumando en forma manual las cantidades y montos vendidos de cada prenda en una hoja, y en otra esos mismos totales por tipo de cliente, y revisar su situación financiera no solamente actual sino futura; o se jugará por su intuición para tomar la decisión.

Seguramente nunca tome en cuenta la primera opción, debido a la cantidad de tiempo que le podría insumir, el cual seguramente no tendrá disponible para dedicar a dicha tarea, e indefectiblemente termine siempre tomando la segunda, lo cual podría equivaler a jugar al azar todo su capital.

Es aquí donde realmente la tecnología lo ayudará, ya que las respuestas a todas esas preguntas y muchas otras que ni siquiera usted se plantea estarán al alcance de su mano.

La tecnología le permite que con la sola acción de registrar las operaciones, usted pueda sin ningún esfuerzo adicional obtener informes que le permitan conocer las existencias de mercaderías, los totales de ventas, los fondos con los que cuenta actualmente, e incluso prever los futuros ingresos y egresos.

Es común que cuando alguien toma decisiones por su intuición, por lo general las mismas dependan de conceptos preconcebidos de la persona que las toma, los cuales muchas veces no reflejan con exactitud la realidad, a esto agréguele que la tecnología no solamente le permitirá contar con la información que usted creía necesaria, sino con otra información necesaria que usted ni imaginaba.

Por ejemplo, usted no sólo podrá conocer los totales de venta por artículo y por cliente, sino que además podría conocer los totales de venta por marca, por talle, por color, por los artículos de cada proveedor, por vendedor, por provincia, por zona, o por diferentes combinaciones de uno, algunos, o los todos los anteriores.

Además, podrá conocer dicha información tanto en moneda nacional como en moneda extranjera, no solo en montos, sino también en forma porcentual, no solamente de las cantidades y los totales de venta, sino de los costos y las utilidades, y mucho más.

Y sin ningún otro esfuerzo adicional, también podrá conocer sus disponibilidades financieras actuales, y prever los futuros ingresos y egresos.

Ahora, tómese unos minutos de reflexión y piense en todas aquellas situaciones similares al ejemplo mencionado aplicadas no sólo a las compras, sino a las existencias, las ventas, las cobranzas, los pagos y el manejo de sus finanzas, y tenga presente que mientras usted toma decisiones basado en su intuición, sus competidores podrían estar tomando decisiones en base a toda la información que poseen disponible.

Tampoco considere que la tecnología reemplazará su trabajo o el de sus empleados, la tecnología no tomará nunca decisiones por usted, sino que su objetivo es brindarle la mayor información para que usted tome esa decisión basado en información real y confiable.

Tenga presente además que la incorporación de tecnología en una PyME no es un cambio instantáneo que se realiza en un abrir y cerrar de ojos, sino que es un proceso de incorporación gradual, que deberá dar paso a paso acompañando los mismos con cambios organizativos, de costumbres, y de un compromiso por parte de todos los integrantes de la empresa.

Lo importante, es que la empresa evalúe cuales son las alternativas que existen para mejorar sus procesos, y tome la decisión de incorporar tecnología en aquellas actividades que generen mayor impacto inmediato, y continúe gradualmente con el proceso, a media que se comiencen a notar los beneficios.

Decisión: Es el producto subjetivo final de un proceso mental llevado a cabo por un individuo o un grupo de personas, y como producto mental puede ser tanto una opinión, una regla o una tarea para ser ejecutada o aplicada, y puede no tener ninguna relación con la realidad o con los hechos materiales circundantes.
Proceso: Es un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden con un determinado fin.
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