Base de conocimientos
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Los egresos del inventario
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:49 AM

Cuando se concreta una operación de venta, es necesario asegurar que los artículos a entregar concuerden con los adquiridos por el cliente, y que se registre adecuadamente el movimiento de mercaderías.


Egresando las mercaderías del inventario

La salida de mercadería es un momento importante para la empresa, todo debe estar listo para satisfacer los requerimientos del cliente y asegurar su satisfacción, siendo esta una importante oportunidad para tener un contacto directo con él.

Para llevar a cabo este proceso, que posee la misma importancia para controlar las existencias que el ingreso de mercaderías a la empresa es necesario seguir los siguientes pasos:

  • Cuando se recibe la nota de pedido o se consultan las notas de pedido que deben ser entregadas, se debe controlar que los artículos y cantidades a entregar se correspondan exactamente con los adquiridos por el cliente
  • Se debe revisar el estado de los artículos a entregar y que los mismos contengan todos los accesorios y documentación que deben entregarse con el mismo para que no haya dudas ante un reclamo del cliente
  • Cuando la entrega se realice por intermedio de un transportista, es necesario que se verifique que toda la información acerca del destinatario y el domicilio de entrega sean correctos, y que se transmita al transportista todas las indicaciones acerca de las particularidades del cliente y de los productos a entregar
  • Al momento de entregar el remito o factura de venta junto con los artículos al cliente, sea en la empresa o en el domicilio del cliente, se debe solicitar que el mismo firme una copia con la conformidad de lo entregado, y que en el original entregado al cliente se marque que los artículos han sido entregados

Antes de despachar las mercaderías es imprescindible verificar si en la nota de pedido o en la ficha del cliente existen instrucciones especiales sobre la entrega de productos, como  por ejemplo, horarios de entrega, retiro de valores contra la entrega, pedidos de notificación del envío, etcétera, y que los artículos se encuentren correctamente envasados y embalados.

En  todos los casos será necesario proceder de acuerdo con dichas pautas para satisfacer las necesidades de cada cliente, y para no incurrir en costos por roturas o pérdidas de productos.

El registro de los egresos de inventario

Cada vez que se efectúa una salida de mercadería de la empresa es necesario registrar el remito de entrega o la factura de venta que documente dicha salida cuando el proceso de emisión de la factura y de la entrega se realicen en el mismo acto, y en el caso de que la venta se encuentre asociada a una nota de pedido del cliente, es necesario vincular al remito o la factura con dicha nota de pedido con el objetivo de dar por cancelada la misma.

Al igual que como hemos explicado anteriormente para la registración de los remitos de recepción de proveedores, es imprescindible que todo movimiento de mercaderías quede debidamente documentado, lo que permite en un sólo proceso de registración resolver:

  • La generación de un documento que permita constatar que la entrega ha sido realizada
  • La cancelación de la nota de pedido por las cantidades y artículos a entregar
  • La emisión de la documentación fiscal que la empresa está obligada a imprimir
  • La generación de información para la determinación de las existencias de inventario y los pedidos de clientes pendientes
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