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El control de inventarios
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:49 AM

Considerando que los inventarios de la empresa son una base fundamental para la toma de decisiones de diferentes actividades dentro de la empresa, y que los mismos son los que permiten asegurar el normal funcionamiento de la misma, es importante que toda empresa tome los recaudos necesarios para garantizar que sus inventarios se encuentren a resguardo de posibles hurtos, maniobras fraudulentas, o malas manipulaciones.


Controlando inventarios

Implementar un sistema de control y verificación periódica de la cantidad y calidad de todos los artículos en stock, permite disuadir estos hurtos y maniobras, y detectar inmediatamente diferencias en caso que se sucedan.

Un adecuado sistema de control, debe consistir al menos en determinar los inventarios que debieran existir en la empresa, basándose en todas las operaciones documentadas de ingreso y egreso de artículos, y constatar que las mismas concuerden con una verificación periódica de las cantidades efectivamente existentes de cada artículo.

Uno de los problemas más habituales que surgen en una PyME sin un adecuado control de stock, es cuando se encuentra ante la imposibilidad de satisfacer los insumos para una producción o la entrega de mercaderías a un cliente, surgiendo inevitablemente las siguientes interrogantes:

  • ¿Cuánto se debería tener?
  • ¿Cuánto realmente se tiene?

Si la primera respuesta depende de la memoria de una persona, una intuición, un cálculo mental en base a las operaciones de entradas y salidas que se recuerdan, o directamente no se tiene ninguna base por la cual determinarla, nunca será posible asegurar realmente si lo que se posee es o no lo que se debería.

Sólo poniendo en práctica al menos las siguientes actividades se podrá realmente determinar si existen o no faltantes o sobrantes, y detectar los mismos rápidamente en el tiempo:

  • Documentar absolutamente todos los ingresos y egresos de mercaderías
  • Documentar sin excepciones todos los movimientos internos de mercaderías en la empresa
  • Establecer que todos los documentos se encuentren debidamente autorizados y verificados con la firma de un responsable
  • Realizar controles periódicos de existencias de mercadería y de manera sorpresiva

No contar con la correcta documentación sobre todos los movimientos de stock de la empresa, puede causar problemas con los proveedores, con los clientes y con los empleados de la empresa, ya que no se podrá nunca asegurar que movimientos realmente se hicieron o se debieron realizar y cuáles no.

La falta de asignación de responsabilidades puede generar dificultades para controlar el inventario de la empresa, y para detectar en qué lugar o momento se han generado diferencias de inventario.

La rápida detección de faltantes o sobrantes son un aliado fundamental para descubrir los motivos de las diferencias, ya que cuanto más tiempo y operaciones existan entre un control y otro, mayor serán las dificultades para encontrar las respuestas que se buscan.

Los valores del inventario

Una tarea de suma importancia al realizar un control efectivo de los inventarios de la empresa, es el de determinar el capital invertido que posee la empresa en los diferentes artículos, lo que permite:

  • Determinar el costo unitario de cada uno de los artículos con el objetivo de asegurar la correcta asignación de los precios de venta y estipular los descuentos máximos a conceder
  • Analizar la contratación de seguros que cubran eventuales siniestros
  • Conocer si la distribución de las inversiones realizadas en los inventarios es la adecuada
  • Decidir si los gastos de preservación de los artículos se condicen con el valor de los mismos, para que el costo del control nunca supere el valor del bien a

Para determinar el valor de cada uno de los artículos, existen diferentes métodos de costeo, los cuales se basan en determinar según las características del negocio cual es el que mejor representa a las existencias que posee la empresa.

Es claro que cuando dentro del inventario se poseen unidades de una única compra, que el valor unitario de dichos artículos es igual al precio unitario pagado a los proveedores por dichas unidades, o en el caso de que el artículo forme parte de un proceso de producción que el costo unitario es igual a la suma de las materias primas e insumos utilizados para su producción.

Pero cuando la empresa aún teniendo existencias ha realizado una nueva compra, y posteriormente a realizado ventas de ese artículo, lo que equivale a tener en existencias unidades de diferentes partidas de compra o producción, surgen indefectiblemente las siguientes interrogantes:

  • ¿Cuántos artículos forma parte de la primera partida?
  • ¿Cuántos artículos forman parte de la última partida?
  • ¿La inversión total en el artículo se distribuye proporcionalmente entre las unidades en existencias, o se considera que existen unidades con diferente costo?
  • ¿Cuándo se realiza una compra, se asume que todas las unidades ahora deben ser costeadas según el costo de esta última compra porque ahora este es el costo en el mercado?
  • ¿Cómo se determina el costo y la rentabilidad de una venta en particular, considerando que el costo del artículo entregado pertenece al de la primera partida, la última, al costo promedio o al costo de la última compra?

Los diferentes métodos de costo existentes, permiten calcular los costos de cada artículo del inventario, dependiendo de cuál de las preguntas anteriores se considere afirmativa de acuerdo a las características del negocio de la empresa:

  • FIFO (First In First Out). Significa que las primeras unidades en comprarse son las primeras que se venden, lo que equivale a representar las unidades como si se tratara de una cola, donde el primero que llega es el primero en salir. Este método diferencia las cantidades del artículo existentes de cada partida, y significa que al realizarse una venta se asume que el costo corresponde al costo de los artículos de la última partida de la cual se poseen unidades.
  • LIFO (Last In First  Out). Significa que las últimas unidades en comprarse son las primeras que se venden, lo que se puede representar como las unidades en una pila, donde la última que llega se pone arriba de la pila, y esta es la primera en salir. Este método diferencia las cantidades del artículo existentes de cada partida, y significa que al realizarse una venta se asume que el costo corresponde al costo de los artículos de la primera partida de la cual se poseen unidades.
  • PPP (Purchase Power Parity). Significa que el costo se determina por un promedio ponderado de acuerdo a las cantidades y el costo de cada una de estas. Este método no diferencia las cantidades del artículo existentes de cada partida, y significa que al realizarse una venta se asume que el costo corresponde al costo promedio de las unidades que se poseen del artículo.
  • Última compra. Significa que el costo de todas las unidades se determina en base al costo de la última compra efectuada del artículo. Este método no diferencia las cantidades dl articulo existentes de cada partida, lo que equivale a actualizar los costos del inventario por el costo actual del artículo en el mercado.

No existe un método de costeo en particular que deba considerarse como el realmente valido a aplicar en cualquier empresa.

La forma de decidir cuál de los métodos es realmente el mejor, varía de una empresa a otra, y la forma de tomar la mejor decisión debe basarse en determinar cuál es el que representa mejor la realidad de la empresa.

Inventario  valorizado: Inventario en el cual se detalla el valor económico de los diferentes artículos en stock.valoración del inventario.

El análisis ABC 

El economista italiano Wilfredo Pareto elaboró una serie de postulados, conocidos como el Análisis ABC, en los que plantea la conveniencia de focalizar el control en aquellos artículos, materias primas o productos de mayor valor económico, es decir, los que impactan fuertemente en la gestión económico-financiera de la empresa.

Según su análisis, generalmente estos artículos son los que se encuentran en menor cantidad, es decir que los menos numerosos son los que representan un mayor valor económico para la empresa.

Si usted considera que el control total de todos los productos de la empresa es imposible o antieconómico, esconveniente que aplique este procedimiento selectivo.
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