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Ingresando mercaderias al inventario
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:48 AM

Muchas veces sucede que, debido a las urgencias cotidianas, al recibir mercaderías se las envía directamente al depósito, sin revisarlas ni realizar ningún tipo de control sobre su calidad y cantidad, y en las oportunidades en las que sí se lo realiza, es común que sólo se preste atención a la cantidad.


Ingresando mercaderías al inventario

Un control deficiente de los ingresos  de artículos al inventario de la empresa, puede tener como consecuencia la aceptación de remitos o facturas por cantidades de productos mayores o menores a las recibidas o a las oportunamente compradas cuando se realizó la orden de compra al proveedor, y/o una variación en los costos oportunamente acordados.

Para asegurar un verdadero control de los artículos que ingresan a la empresa es conveniente que siempre se verifique que el proveedor entregue la cantidad y calidad de productos, en los términos y costos acordados, siguiendo los siguientes pasos:

  • En el momento de recibir el remito del proveedor, controle que las mercaderías coincidan con los artículos y cantidades solicitadas en la orden de compra realizada al proveedor
  • Antes de firmar la conformidad del remito del proveedor, controle físicamente que los artículos y cantidades entregadas coincidan con el remito recibido
  • En caso de ser posible, controle la calidad de las mercaderías recibidas en el momento de su recepción, y en caso de no ser posible informe en el remito a firmar que su aceptación queda sujeta a este control

Cuando una empresa sólo realiza un control cuantitativo de las mercaderías que ingresan, corre el riesgo de aceptar productos no aptos para su utilización o comercialización.

Esto puede generar serios inconvenientes, como por ejemplo, que los clientes devuelvan los productos o que sea necesario detener la producción.

Tenga en cuenta que el costo generado por estos problemas puede llegar a ser superior al invertido en controlar la calidad de los artículos, y que tarde o temprano, las devoluciones harán perder la confiabilidad en su empresa.

El registro de los ingresos a inventario

Cuando llega mercadería a la empresa, luego de hacer el recuento físico, controlar su calidad e identificarla adecuadamente, el paso siguiente es registrar el remito enviado por el proveedor junto con las mercaderías, y vincular dicho remito con la orden de compra que lo generó, de manera de dejar correctamente documentada la cancelación total o parcial de dicha orden de compra.

Al igual que como lo mencionáramos en la registración de las órdenes de compra, no alcanza con que alguien en la empresa recuerde que las mercaderías hayan sido recibidas y que la orden de compra ha sido cancelada, sino que es imprescindible registrar esta operación, lo que permitirá que el resto de la empresa pueda conocer que ahora dichas mercaderías ya se encuentran físicamente dentro de la empresa, que ya pueden ser utilizadas en los diferentes procesos de producción o para ser comercializadas, que el proveedor ha cumplido con las solicitudes que la empresa le ha realizado, y que el área de finanzas debe encargarse de realizar los pagos al proveedor.

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