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Las compras de su empresa bajo control
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:35 AM

Para una adecuada gestión de las compras es necesario controlar que todas las operaciones sean efectuadas por las personas autorizadas y estén basadas en las previsiones y prioridades de la empresa.

En este sentido es fundamental establecer una clara definición de las responsabilidades entre quienes requieren que se efectúe una compra, deciden el proveedor y las condiciones de pago y entrega, reciben y aprueban los bienes y o servicios adquiridos y los que autorizan y/o efectúan los pagos


La delegación de funciones es fundamental para que quien dirija una empresa, tenga el tiempo suficiente y la mente libre para planificar las acciones y fijar estrategias.

Pero esta acción requiere que se cumplan dos requisitos básicos para que no se torne en un nuevo problema:

  • La división de funciones y responsabilidades
  • La capacitación

Cuando se delega una actividad que implica control, deben dividirse las funciones, asignando a distintas personas aspectos específicos de la situación a controlar.

En el caso de la gestión de Compras, no es conveniente que la misma persona haga el pedido, defina condiciones, controle la entrega y pague al proveedor.

Los distintos aspectos del control deben recaer, al menos en dos personas que se hagan responsables de sus acciones específicas. Es lo que comúnmente se denomina control por oposición de intereses, que tiende a evitar que un empleado termine controlándose a sí mismo.

Muchos empresarios PyME argumentan que no pueden delegar nada, que todo lo tienen que hacer ellos mismos, y esto se debe a la incapacidad de saber delegar.

La capacitación previa del personal involucrado, es un aspecto esencial en todo proceso de delegación, para que las tareas se sigan haciendo efectivamente.

En síntesis

Para terminar este capítulo, le proponemos leer una síntesis con los principales conceptos desarrollados. Si usted lo desea puede elaborar su propia lista con aquellos que le resultaron más significativos, y mantener dicha lista siempre presente lo que le permitirá ponerlos en práctica.

  • Una gestión de compras eficiente puede convertirse en el factor más competitivo de la empresa. Su impacto en los costos le permitirá llegar al mercado con la calidad y precios más convenientes.
  • Para hacer eficiente ésta como todas las demás funciones de la empresa, es necesario contar con información interna y externa permanentemente actualizada.
  • Por el volumen y la diversidad de la información que debemos manejar actualmente en una empresa, las formas tradicionales de hacerlo resultan insuficientes. Hoy, la aplicación de herramientas tecnológicas es imprescindible.

Para conocer la información externa a la empresa, el uso de Internet, permite entre otras cosas:

  • Buscar proveedores alternativos
  • Conocer ofertas de productos
  • Conocer indicadores económicos de la actividad
  • Mantener un contacto más fluido con los proveedores mediante el uso de correo electrónico

Para manipular la información interna, la utilización de las distintas prestaciones que ofrecen las Soluciones Memory, Microsoft Word© y Microsoft Excel© permiten:

  • Mantener un catálogo completo de artículos
  • Organizar la información de los proveedores
  • Obtener estadísticas de ventas
  • Determinar los stock mínimos de los artículos
  • Conocer los inventarios que posee la empresa
  • Generar y enviar solicitudes de cotizaciones
  • Emitir órdenes de compra
  • Controlar las órdenes de compra pendientes
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