Base de conocimientos
Cómo tomar las mejores decisiones de compra
Publicado por Juan Carlos Corazzo en 08 August 2011 10:34 AM

Tomar decisiones en una empresa no es tarea sencilla, se ponen en juego diversas variables, de las cuales algunas son más controlables que otras, y además, en muchas oportunidades, se decide bajo la presión de las urgencias cotidianas, tomar decisiones disponiendo del tiempo necesario, y contando con información confiable, es un factor clave para tomar las mejores decisiones de compra.


Determinando qué y cuánto comprar

Para determinar los inventarios existentes y futuros necesarios para que la empresa pueda cumplir con sus objetivos, lo fundamental es tener la capacidad de visualizar con claridad los diferentes aspectos que deben ser considerados al momento de decidir, y realizar la tarea de comprar.

Consideraciones

 

Los artículos a comprar

En base a información confiable es necesario determinar:

  • Artículos que se encuentran por debajo del stock mínimo
  • Existencias actuales de los artículos
  • Proyección de las ventas de cada artículo

Los costos de gestión de compras

Son aquellos derivados de la acción de comprar, e incluyen costos generados por:

  • Los pedidos de cotización
  • La emisión de órdenes de compra
  • Los controles de calidad
  • El control de la facturación
  • Las gestiones de pago
  • Los movimientos de mercaderías

Sobre estos costos, es necesario considerar que a mayor cantidad de unidades compradas, menor será el costo de gestión por unidad

Los costos de mantenimiento de stock

Son los derivados del mantenimiento de las existencias:

  • Custodia
  • Seguridad
  • Seguros
  • Deterioros
  • Mermas
  • Obsolescencia

La gestión de compras y el mantenimiento de los inventarios dentro de la empresa, generan costos que en muchas oportunidades no se registran o controlan adecuadamente. Por ello se dicen que son costos ocultos, los cuales es necesario tenerlos en cuenta al momento de decidir qué y cuanto comprar.

El tiempo de reposición

Es el intervalo que debe transcurrir entre un reaprovisionamiento y el siguiente:

  • Entre una compra y la siguiente para los insumos, materias primas y productos de reventa
  • Entre el comienzo de un lote de fabricación y el siguiente para los productos elaborados o semi-elaborados

Contar con proveedores confiables permite trabajar con aprovisionamiento prácticamente permanente, lo que permite trabajar con existencias al límite, lo que se conoce como Just In Time

El volumen más conveniente de compra

Es determinar el lote óptimo de compra, el cual depende:

  • De las características de los artículos
  • Del costo de los artículos
  • De las ofertas de los proveedores
  • De las modalidades de venta

Generalmente los proveedores ofrecen mejores precios cuando se realizan compras mayores, debiendo tomar esta decisión no en forma impulsiva sino en forma racional, ya que una proyección realizada a tiempo, permite determinar si justifica o no una mayor inversión en unidades aunque esto genere un menor costo por unidad

Las ventas de algunos productos pueden aumentar o disminuir imprevistamente. Por eso, es conveniente ajustar periódicamente el cálculo de los stocks mínimos, ya que este se hace teniendo en cuenta los promedios de ventas en un periodo determinado.

Es importante además, que se controle que los promedios de venta tomados como base para el cálculo del stock mínimo, sean realmente representativos de lo que sucede en el mercado para la época actual del año.

Si se detecta una repentina suba o baja de las ventas en algunos productos, es recomendable detenerse y analizar si es necesario subir o bajar el punto de pedido de manera de poder un alerta más temprana o más tardía sobre las existencias bajo stock mínimo.

Seleccionando los proveedores

A lo largo de este capítulo se describió como realizar una búsqueda de proveedores alternativos y se observó diferentes aspectos a tener en cuenta para decidir qué y cuanto comprar.

Es momento entonces, de hacer una preselección de proveedores solicitando el envío de cotizaciones para los artículos y las cantidades que la empresa necesita, a los efectos de poder comparar:

  • Los precios
  • La cantidad
  • La calidad
  • Los plazos de entrega
  • Las condiciones de pago
  • Las garantías

Registrando las operaciones

Cuando se toma la decisión de efectuar una compra, sea cual fuera el medio utilizado para realizar la confirmación, se está ante la generación de una Orden de compra al proveedor.

Sea que la confirmación se realice personalmente, por teléfono, por fax  o por correo electrónico, y quizás simplemente se haga una anotación en un cuaderno o en una agenda, o en otros casos, menos felices, toda la información sobre la compra –fechas, precios, cantidades, etc.- quede en la memoria de quien la realizó, en la práctica se está confirmando a un proveedor que la compra le será realizada.

Si realmente el objetivo es llevar un control adecuado de las compras, evitar malos entendidos,  posteriores reclamos, y no depender exclusivamente de la persona que confirmo la compra al proveedor, es necesario que la empresa registre y emita una Orden de compra.

En un principio puede parecer que esto agrega una tarea más a las tantas se deben hacer día a día en la empresa, sin embargo, el contar con comprobantes que registren cada una de las operaciones, permitirá ahorrar trabajo y preocupaciones.

Generar esta documentación es una tarea sencilla y que sólo lleva unos pocos minutos, y tiene como beneficios adicionales:

  • Llevar un registro de las operaciones realizadas por la empresa
  • Estar en condiciones de efectuar reclamos por órdenes pendientes
  • Documentar los artículos, cantidades, precios, condiciones de pago y plazos de entrega acordados
  • Realizar una mejor planificación de los inventarios al contar no solo con la información de los stock actuales, sino los previstos
  • Generación informes estadísticos que pueden requerirse en el futuro
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